Ok Google でいろいろなビジネス情報一発登録

私は スマホに向かって「 Ok Google、 現金売上、AAAさんで5500円」と入力すると、どんどん蓄積されていって、最終的にExcel上に一覧表に展開できるので、そのまま今月の売り上げ集計をするためのシートが作成される、という仕組みを使っています。

今の時代このようなパソコンの使い方をしていくことが当たり前になればいいなと思っています。

キーボードやマウスを使った操作を一切しないで様々なデータが蓄積されていく、アウトプットのファイルを表示するだけで、すでにアウトプットが出来上がっている、という形になっているのが本来の姿だと思っています。

今回は、細かい操作まで紹介するとものすごく時間がかかってしまうので、どんな概略かだけを解説します。

やり方は皆さんがそれぞれの検索の仕方で探してもらえばと思いますので実際に調べながら作成していただくと面白いかもしれません。

下準備

スプレッドシートはあらかじめ白紙の物を作っておいて、任意の名前をつけておきます。

必要に応じてフォルダの中に整理しておきます。

私はわかりやすいようにこのような音声入力で動くものはすべて Google ドライブのIFTTT フォルダ入れるようにしています。

Google アシスタント

Google アシスタントは、 Google のスマートスピーカーや Android 端末で「Ok Google」 に続けて何かの文言を言うと、それに対応するアクションを起こしてくれる機能です。

天気を音声で教えてもらったり、今日の予定を音声で教えてもらったりすることができます。

意外と皆さん Google のスマートスピーカーでしかできないと思ってい 多いのですが、 Google のコマーシャルでもスマホに Ok Google と発音すればこの機能は起動するということをやっている通り、スマホでもできます。若干スマートスピーカーでの使い方よりも機能が制限されているようです。

できる機能の種類も何百個とできるので生活の中ではあまり困らないかもしれません。

でも、まだまだビジネス分野で役立てるというもので使えるものはありませんので、そのような場合は使えないのかと言うと、実は他の Web サービスを使って新たな機能を追加することができます。

IFTTT

IFTTTは Google アシスタントで入力された内容を使って色々なことができるサービスです。 Androidやスマートスピーカーを持っていれば Google のアカウントをお持ちだと思うのですが、そのアカウントがあれば使うことができます。

その他にもメールアドレスなどでも登録することは出来るのですが、 Google のサービスと連携する場合は Google アカウントと連携させておいた方が操作は楽です。

IFTTTは「何がどうなったら」というきっかけに対して、指定した Webサービスを動作させるということができます。

今回最終的にやろうとしているのは、< Google アシスタントで「 Ok Google、現金収入○○で△△ 円」と音声入力されたら>、<現金収入は使うExcelブックの現金収入シートに、日付、収入元、金額>がどんどん蓄積されていく、ということです。

IFTTTはGoogle アシスタントからの音声入力を受け付けることは出来るのですが、Excelファイルへ書き出すことはできないので代わりにGoogleスプレッドシートへの書き出しをすることにします。

IFTTTにログインして、Createすると、新しい動作を登録することができます。

IFTTTは、「If ✚ Then That」の形で、 「✚」に「どうなったら」を登録します。「That」の前に「どうするか」を登録します。

今回の場合は、「Googleアシスタントに音声入力したら」なので「✚」をクリックして「ass」と入力すると「Google Assistant」が表示されるのでクリックすると、全て英語で出てくるのでちょっと戸惑うのですが、 私はいつも起動キーワードとその内容を文字で入力する「Say a phrase with a text ingredient」を使っています。

「Say a phrase with both a number and a text ingredient」でなら、起動キーワードと内容の文字と数字を一つずつ入れられるのですが、あまりうまく登録されたことがないので、「Say a phrase with a text ingredient」を使って、収入元と金額を一気に取り込んでしまう形にしています。

でて来た画面で登録するのは、メッセージで使う言語、何と発音したメッセージで反応させるか、そのメッセージを言った後に Google アシスタントが確認のために言ってくれる応答メッセージ内容です。このように日本語では書いておらず英語で書いてあるので英語の苦手な方は辞書を片手に調べてみてください。そんなに難しくありません。

ちなみに上の例では、反応させるメッセージは「現金売上 $」、応答メッセージは「現金売上 $ を処理します」です。

ここまで登録したらCreate Triggerのボタンをクリックします。

今度はThenとThatのあいだに「✚」が出るのでそれをクリックします。

ここでは Google スプレッドシートを指定するので「sh」と入力し、表示されたGoogleSheetsをクリックします。

Google スプレッドシートへのアクションが設定できるのですが、蓄積するのはGoogleスプレッドシート昨日の計算式とマクロ機能を使うので、今回はA1に書き込む動作にしますので、「Update cell in spreadsheet」を選択します。

ここで設定するのは、書き込む Google スプレッド名(GASみたいにIDじゃなくてあくまで名前)とそのスプレッドシートがあるフォルダ名、後はどこのセルに書き込むかのセルの位置です。

IFTTTフォルダの中の現金収入スプレッドシートに設定する場合は、スプレッドシート明和「現金収入」、フォルダ名は「IFTTT/」で、セルは「A1」です。

そしてもう一つ、入力する値を指定します。

入力する値は、音声入力したものと、その時点の日時です。

すでにValueには「TextField」と入っているので、これが音声入力された内容でそのままセルA1に入力されます。続けて半角で「I」を入力して、「Add ingredient」のボタンをクリックすると現在日時である「Create At」が入力できるのでこれを入力します。「|」を入力したことによってセルの分かれ目が入ったのでこれはセルB1に入力されるようになります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートでは、音声入力されると自動的にセルA1に「現金売上AAAさんで5500円」のような値が入力されるので、それを加工して収入元と金額の値にします。そのためにはワークシート関数を使います。 RIGHT関数、MID関数、FIND関数で組み立てます。

合わせて、A1とB1の値に変化があったらそれをきっかけにして求めた収入元と金額の値を指定した範囲のテーブルに書き込んでいくというマクロを記録します。

その前に、IFTTTで現在時刻を出したのですが、この出力された現在時刻が Google スプレッドシートで処理するとただの文字列にしかならない形式でしか出力しないので、B1に入力された値はあくまでセル内容が変更されたかどうかの判断に使うだけにして、実際に記録する内容はNOW関数を使って求めたものにします。

NOW関数を使った現在時刻、収入元、金額の3つのセルはE1、F1、G1のそれぞれのセルに計算するようにしましょう。

データを蓄積する領域はI列からK列とします。

I1からK1のセル範囲に1行挿入して下にずれるようにし、E1からG1の セル範囲を、I1からK1のセル範囲に値貼り付けする、という動きのマクロを記録します。

一度記録したマクロを動かしてみて、とにかく動作する状態にしますのでセキュリティの設定などを全て動作するように設定します。

最後にスクリプトエディタで、作成したマクロを表示して、時計マークをクリックして、ワークシートが変更されたらそのマクロを実行させるという動作を追加します。

PowerQuery

Google スプレッドシートには、指定されたシートをウェブ上に公開する「Web に公開」 機能があります。HTMLやCSVの形で公開することができて、セルの内容が変更されたとたんに公開されている内容も自動的に変更され最新の情報が常に公開されています(実は若干のタイムラグやロールバックがある)。

Web 上にデータが存在していれば、Excelのデータ取り込み機能でテーブルデータとして取り込むことができます。取り込みプロセスをPower Queryで加工すれば好きな形で出力することができます。

このようにエクセルに取り込まれたデータは、そのままピボットテーブルなどの集計機能で集計することができます。

まとめ

これで出来上がりです。

今回の記事は時間がなかったので画像を入れてませんでしたが、おそらく画像がないことでいろいろ調べながら操作すると思うのですがそれも一つの勉強かと思いますのでぜひチャレンジしてみてください。

実はやってることはものすごく単純で整理して考えればハードルは低いです。

たったこのハードルの低い仕組みを5分あれば作るということができて、これがあることによって一回一回 Excel を開かずにデータは蓄積できるし、キーボードやマウスでする操作はほとんどなくなるし、 一つのエクセルブックを開けば、もうすでに今月の集計表が出来上がっているという形になります。

誰がやっても同じ結果になるというシンプルさでもあるので、仕組み変えたからといってトレーニングが長時間で必要になるわけでもありません。

このようにほんのちょっとしたことで大きな効果を発揮するものを作成することがこの世の中できるようになっています。

是非普段の作業から、一切の作業をせずに欲しい資料が出来上がったり、自動的に請求書が送られたりするという観点から業務効率化を見直してみてください。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2020年は令和時代のExcelの使い方と教え方を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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