Wordで何度も使う文章パーツを一発呼び出しできるように登録する

Wordでビジネス文書を作っていると、何度も同じパーツを使うことがあります。毎回の請求書に入れる自分の住所や一覧表、印鑑欄などがそうです。
何度も入力するのは面倒ですし、できるだけキーボード操作はしたくないです。
そこで、一度作ったものはWordに覚えさせておいて一発で呼び出せるようにしましょう。

テキストボックスへの登録

Wordにはテキストボックスという機能があります。Excelにもあります。
四角い図形でその中に文字を入れることができるものですね。
しかし、Wordではもうちょっと意味が広いようです。図形ではなくても文書パーツは全部テキストボックスと呼んでいるようです。
挿入タブの中のテキストボックスをクリックしてみましょう。

いろいろな文書のパーツがあって、挿入すると次のように挿入されます。

この文書パーツに何度も使うものを登録します。
登録したものは使っているWordに記録されますので、新規文書などを開いたときにでも使えます。

テキストボックスへの登録

登録したいものを範囲選択します。図形も登録できますが、登録したいアンカー記号の段落を含めて選択してください。

挿入タブのテキストボックスで、選択範囲をテキストボックスギャラリーに登録をクリックします。

名前には登録したい名前、ギャラリーはテキストボックスまたはクイックパーツ(他の物でも大丈夫のようです)、保存先はWordに記録するのであればNormal.dotm、オプションは段落で入れるかどうかにもよるのですが、おそらく内容を段落のまま挿入が一番使いやすいでしょう。それでOKします。

テキストボックスに登録されました。

挿入したいところをクリックして、挿入タブのテキストボックスで、そのパーツを選ぶだけでそのパーツがそこに入ります。

いちいちこの表はこちらの文書からコピーして、ということをしなくてよくなります。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。