自社に蓄積されているデータを絞りつくす

企業には活動している今の瞬間もたくさんのデータが蓄積されています。
会社から貸与された携帯電話の通信記録もデータですし、ネットショップをしていたら、今の瞬間、売上ではないかもしれないですけど、お問い合わせなどが入っているかもしれません。
こんなにデータあるのに、何かに使えないのかな、もったいないな、そのまま捨ててないかな、と思ったので、データは活用できるよというお話をします。
どっちかというと経営的なお話になりますかねぇ。

販売レジデータ

普通、店頭で販売を行っている場合は、レジがあります。
レジは、お客さんから商品のお金をもらって、そのお金を入れてお釣りを返す装置?でしょうか。
お客さんの立場から見たら、そうなのかもしれません。
でも、他にもいろいろな機能があります。

  • お客さんが購入した商品のバーコードを読み取る
  • 個数を入れる

この2つがレジに対して入力する作業

  • レシートを印刷

これがレジから出てくるもの

そのような機能があるというのは想像しやすいと思います。

レジで保存しているもの

もうちょっとレジについて紹介します。
実はいろんな機能がついているのですよ。
まず、売上のデータを記録しています。
その日の最後にレジの本日の日集計の操作をすると、レシート用紙に本日の売上が何時何分にどの商品を何個いくらで買ったか、全部出力されます。100件あれば100件だしますし、大型店舗ならもっとたくさん出すので、もうレシート用紙では対応できないので、接続されているパソコンの画面に表示します。
ということは、この売上データは、パソコンに保存されているということなんです。
一日のデータは紙で出したら何十枚になるかもしれないですが、パソコンの中の記憶するところ、ハードディスクの容量は、そんなの、ものともしません。データで記録するというのは、このようにコンパクトにデータをたくさんいつまでも保存できるというメリットがあります。
では、そうなったことでさらに何ができるのでしょうか。

集計するためのピボットテーブル

端的に言えば、保存されたデータは、集計することができます。
日々、刻々と変わる状況に対してリアルタイムで情報が蓄積されていきますから。今どんな風になっているかはもちろん、ちょっと前に比べてどんなふうに変化していってるかとかも比較することができます。
大量のデータを集計するのに便利なのはピボットテーブルです。
自分の好きなように高速で集計できるので便利です。
しかし、実際にピボットテーブルで処理する場合、ピボットテーブルにはデメリットもあるのです。
刻々と追加されるデータ=ピボットテーブルの元データ範囲が常に変化しているということです。
そのため、元データ範囲を毎回指定しなければなりません。
毎日1つのデータ分析で定点観測する場合には、もしかしたら操作ミスにより、元データを取り込み間違いをするかもしれません。
これは、PowerQueryを使うことで解決できます。
ただし、PowerQueryは便利な反面、参考になる書籍などが少なく、また、データ処理をするにはデータベース的な考えも必要になるので初心者には難しいかもしれません。

定点観測をするなら集計関数で計算書を作る

また、もっと単純に考えれば、いつも同じ集計をするのであれば、COUNTIF関数やSUMIF関数を使った計算シートを用意します。

関数の参照範囲を列ごとに指定しておけば、データが追加されても対応できます。
データベース関数は、古くからある集計件数で、使い方の難易度が高いものの、様々な集計ができます。

レジ以外のデータと連動してみる

レジは、売上金額を蓄積できました。
すべての取引が店頭で行われたのであれば、レジにすべての売上情報が入っています。
ネットショップも経営しているのであれば、ネットショップの仕組みの中で売り上げデータをダウンロードできるでしょう。
しかし、ネットの仕組みを使わずにメールでのやりとりで販売している場合はどうでしょう。
その場合は、メールの履歴がデータです。ちょっとデータとしては整備されていないので利用しにくいですが。
あとは入金履歴のわかる銀行の通帳データなどが考えられます。
ここまでは売上のお話なのですが、企業活動には売り上げのほかに経費があります、経費は現金なら領収書と出金伝票、請求書が元データになります。
利益は、売上から経費を引いて求めるので、これらのデータをそれぞれ集計し、ドッキングさせる必要があります。
また、経済活動以外でも、気象庁のサイトでは日々の天気、気温のデータを入手できますし、株価の情報もネットにはたくさんあります。
これらの情報とレジデータを連動すればより何かの情報が見えてくるかもしれません。
例えば気温と利益の関係が見えるでしょう。その利益は仕入れが約鳴ったからなのか、売上が伸びたからなのかも見ることができるでしょう。

まとめ

レジをただ、お金を入れてお釣りを出すだけの装置にしていないか、もしそうなら、売上で何か疑問に思うことを常に意識して、何のデータが取り出せるのかな、そういうことを意識したいと思います。
私は思うのですが、レジはその商店ごとに、入力できる項目をカスタマイズされるべきだと思います。
あとからあのデータを記録できるレジにするんだった・・・そんなことがよくあります。
カスタマイズ機能の付いたレジも多くありますし、簡単に考えればExcelやAccessでも作ることができますし、もっと高度に様々なものをプログラムを使わずに(プログラムとデータベースの知識は必要)、0から作るKintoneForguncyという製品もあります。また、流行のMicrosoft PowerAppsも0からプログラムせずに何かを0から作ることができます。CData Software社のサービスではあらゆるデータをExcelに集約できるような仕組みを提供しています。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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