仕様書ってなんだろう

今日も新入社員さん向けのお話。特に技術系の方向けのお話です。
仕様書って聞いたことがありますか?
製品のカタログには、その製品がどんな製品かを表す仕様表が載っています。
ということは、仕様書というのは製品がどんなものを表すのかなのでしょうか。
そのあたりのお話です。

仕様書の種類

実は私も仕様書というものが何を指しているか、明確ではない部分があります。
というのも、私も多くの現場で、たくさんの種類の仕様書を見てきたので、どれを一般的に仕様書というのかわからない状態です。
でも、私が聞いたことある仕様書については説明できるので例を挙げて説明します。

製品仕様書

これは先ほどの言った仕様書のことですね。
製品の大きさ、重さ、使う電源、性能などが記載されています。
お客様にどんな製品か明確に伝えるためのものです。

内部製品仕様書

製品仕様書は外部に向けた製品の仕様書です。
それに対し、もっと条件がきつい条件の仕様書が、製品を作る会社内部で使われる内部製品仕様書です。
製品仕様書通りの製品を作った場合、何かの拍子に約束していた製品仕様が出ない場合があります。そこで、それよりも条件を絞って、より高性能な基準で策定された仕様書です。

製造仕様書

製造する時の注意事項などが書いてあります。

設計仕様書

製品をどんな手法で設計するかを記したものです。これも社内で使われます。おそらく製品仕様書以外はお客様には関係なく、社内や協力会社で使われる仕様書です。

外注仕様書

外注に依頼する時の手順や注意事項が記された仕様書です。

購買仕様書

製品に使う部品などを買う時に発行される、どんな手段で何を購入するかを決めた仕様書です。
こうなってくると仕様書は純粋に製品を設計するだけのものではないというのがわかります。

派遣仕様書

人材を派遣する時の約束事の取り決めが書いてあったりします。派遣社員その人の取り扱い説明書みたいなもので、大門未知子でいう「いたしません」集みたいなものです。これ、派遣会社が作るかも。

まとめ

もうまとめてしまうのですが、仕様書というのは決めごとをみんなで守ろうっていう書類なのだと私は理解しています。
おそらく一番効率のいい方法で間違えのない方法がそこには記載されていて、その通り最低守ってくれれば製品が出来上がりますよという内容になっています。
製造であれば、図面も併用し、ルールを徹底するもので、ある意味命令書とも言えます。
この仕様書というものは、特に品質保証や製造管理が関わり、設計部門から発行されるケースがほとんどでした。ですので、技術系の方はよく扱う書類になっていますので、自分なりに落とし込んでおきましょう。
新人社員研修で、もしくは現場に出たらすぐに、「仕様書がー」とよく耳にすることになります。
でも、いきなりそれは言われます。
少なくとも「仕様書がー」という人は1年間、その職場で仕様書を扱ってきているのですから当然それお前もわかるだろうって勢いで言われますが、上記のような書類なんだぞとなんとなくでいいので覚えておいてください。
結構はじめて仕様書って言われて、なんじゃそりゃ?って難しいと考えている新入社員のなんと多いことか。
少なくとも言葉知ってれば、変なストレスは感じずに済みます。
あと、私の経験からなのですが、仕様書は会社ごとに全然違うので、その会社にあわせて適宜覚えてくださいね。
今日の記事もなんとなくしまらないで終わりです。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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