文書のフォーマットは絶対完全なオリジナルでなきゃいけないの?テンプレートの活用

文章のフォーマットは、必ずオリジナリティのあるものでなければいけないのでしょうか?
もし、そのこだわりを捨てることができれば、業務がさらに効率化できるかもしれません。
Officeには数多くの雛形が用意されています。これをテンプレートと呼びます。
そのテンプレートを使うことで、1から文章を作ると言う手間をかけずに、文書を作成することができます。

テンプレートの呼び出し方

テンプレートを利用するのは簡単です。
それぞれのアプリケーションのファイルタブをクリックして、新規をクリックすると様々なテンプレートが表示されます。ここでオンラインテンプレートの検索ボックスをクリックすると、キーワードでテンプレートを検索することができます。

Wordで送り状を作りたい時は、Wordを起動して、ファイルタブの新規で、オンラインテンプレートの検索の場所に「送り状」と入力します。送り状を検索すると、ひとつだけ送り状が表示されます。

その送り状をクリックして、作成ボタンをクリックします。

すると、新規文章として送り状が作成されます。

ポイントは、テンプレートを開くと、テンプレートのファイルが開かれるのではなく、あくまで新規作成されるというところです。
このまま上書き保存をしても、元のテンプレートファイルが書き換えられるわけではないので、いつまでもテンプレートはオリジナルのままです。
テンプレートは常に読み出し専用なのです。

改変してオリジナルのひな型として登録

このように雛形の文章を使って新たな文章を作成することができるのですが、おそらく送り状の場合は、毎回送信者が決まっています。
送信者情報が入った状態で雛形を読み出したいので、まずは送信者の欄に送信者情報を入力します。
また送り状と書いてあるタイトルの下の画像は企業のロゴマークになりますが、このロゴマークも1回削除して実際の企業のロゴロゴマークを挿入しておきましょう。
他に必要な欄などがあれば、それは追加しておいてください。
今回は、日付欄に挿入タブの中からフィールドを入れ、日付と時刻の分類の中から現在日時であるDatteを入れています。
もう一つ、この時点でやっておいていただきたいのは、スタイルの設定です。
繰り返し使うような見出しや強調文字などの書式は、スタイルとして設定しておいた方が良いでしょう。

出来上がったら、ファイルの中の名前を付けて保存します。
この画面でファイルの種類からWordテンプレートを選びます。
そうするとファイルの場所が自動でテンプレートを保存するフォルダに設定されます。
保存するファイルの場所はこの状態から変更してはいけません。テンプレートのファイルの場所は決まっているのです。
ここでファイル名を「送り状雛形」などと入力し、保存をします。

これでテンプレートが登録されました。
ここで一旦保存した文書を閉じます。
ファイル新規の中に「個人用」があるのでそれをクリックすると、「送り状雛形」のテンプレートが呼び出せるようになっています。

この雛形を使って新規作成すれば項目が既に入っている雛形を呼び出すことができます。

テンプレートの場所の変更

テンプレートの場所は、そのパソコンに保存されます。
他のパソコンではそのテンプレートを使うことができません。
私の場合は、いろいろなパソコンで同じテンプレートを使いたいので、クラウドにテンプレートを保存して使っています。
ということは、テンプレートのファイルの場所を変更しているということです。
その設定方法は、ファイルタブのオプションを開きます。
保存の中の個人用テンプレートの場所を変更します。

私の場合は、OneDriveに「Officeのカスタムテンプレート」というフォルダを作ってそこで管理しています。
NASなどのサーバー上でもいいでしょうね。

まとめ

今回はWordの例で紹介しました。
入力内容の他に、書式やスタイルなども設定しておけば、その通りのスタイル、書式で雛形を呼び出すことができます。
Excelであればあらかじめ計算式を入力しておけば、その計算式をそのまま雛形として呼び出すことができますので、実際の入力値だけ入力すればファイルが出来上がるという形のテンプレートの使い方もできるでしょう。
予め実用に耐える機能的なテンプレートが数多く用意されてあるので、そのまま使ってもいいですし、若干の変更を加えただけで実際のビジネスにそのまま使っても良いと思います。
ゼロから作るメリットもありますが、あるものは利用するという使い方で、よりビジネスの時間を使わずに成果物を作ることができます。
もしオリジナルのビジネス文書を使いたい場合も、一度作成したら、毎回変わる項目は削除し、テンプレートとして登録しておけば、毎回同じフォーマットの書類を作ることができます。毎回違う書式の書類はその企業のブランドが揺らぐことになるので、何度作成しても、誰が作成しても、統一したファイルフォーマットにするという意味でも、テンプレートを使いましょう。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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