方針って大事だよね

仕事で一つのことをやり遂げるためにはいろいろな方法や手順があります。
どのような方法や手順を取るかというのが決まっていないと、ゴールにたどり着くのに時間がかかったり、下手をすると、違うゴールに辿りついてしまう、ゴールに辿り着かなかったりすることさえあります。
仕事のプランを立てるときは、目標とどんな人をどんな道具を使って、どのような道順でゴールにたどり着くかを考えなければなりません。

初志貫徹

物事を始めるときは、それに関わるスタッフ全員が出席する会議を開くことがあります。
どこで今後の方針をどのように進めていくかの知恵を出し合うのですが、ここで方針が決まります。
その方針通りに、業務は進めていくのですが、業務を進めていくと何らかの困難に当たってしまう時が結構あります。
致命的な問題があった場合は、そこで後戻りすると言うことが必要になりますが、解決できそうな問題でも発生する度に方針の見直しをしたのであれば、なかなかゴールすることができなくなります。コストもかさみますし、納期も守れなくなってしまいます。
方針の変更で一番のダメージは、1度決まってこれで進むぞとなったスタッフの気持ちが萎えてしまうことです。
これが繰り返されると、そのプロジェクトへの愛情やちゃんとするという気持ちがなくなってしまい、最終的に出来上がったものの品質が悪くなることもあります。
たかが人の気持ち、されど人の気持ちです。これが理解できないでの方針変更はプロジェクトを泥船に変え、沈没するしかないものになってしまいます。
これは、プロジェクトをまとめる上層の人間だけではなく、スタッフ全員が持っていなければならないものです。自分だけ関係ないやでは済まされません。
ちなみに私のお話をすると、方針変更は業務に影響が出るくらいのストレスになります。
仕事は方針変更があって当たり前、そのような考えは今の時代、職場を疲弊させていくものになります。

RPAは方針が定まっていなければ

今回なぜこのようなお話をしたかと言うと、業務効率化、自動化をする時には、結構な割合で方針変更があります。
でもそれが当たり前ではいけません。
RPAなどの業務の自動化は、業務の内容分析から始まり、実際にどんな環境やソフトウェアが適切か選択して、実際に作ると言うとても大きなプロジェクトになります。
仕事して目に見えるのは、「実際に作る」という部分が大きくクローズアップされるのですが、むしろその前段階の方がはるかに時間がかかっています。
まだ作り始める前だからと言って、方針変更を気軽にするということも、準備をしているスタッフの気持ちを考えるとダメージが大きいと思います。

一回作ってすべてやり直す

本当は方針も何もない状態から始める業務というのは、あってはならないと思うのですが、目の前にある課題を解決するのに、どこから出を付けたらいいかわからないという案件も中にはあるでしょう。
そんな時、私は、できるだけ工数をかけずに最後までとにかく作って見る。という手法をとっています。
それで、どういう手順で作ればいいかを把握します。
できたものをレビューして、もう1度同じものを、今度は寄り道しない手順で作ってみます。
そうすれば、とてもきれいなものが出来上がります。
この場合、はじめに作ったものは採用されないという思い切りができますのでストレスはありません。
ただ、その分のコストはかかります。
何度も後戻りするよりは全然早くいいものが出来上がります。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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