事務しかできない人こそWord、Excelを

こんな仕事をしていると、就職に関する相談を受けることがよくあります。
ここ最近で同じ相談を受けました。
「前に事務をやっていたから事務職に再就職を考えているんだけど、今はパソコン使うでしょ、できるかな?」
そんな人こそパソコンを勉強するのに向いてると伝えています。
その理由を話します。

元事務の方のポテンシャル

元事務の方は大きなポテンシャルを持っています。
実際の事務の現場でどんな書類がどんな処理をされているか知っているということです。
ブランクがあって、今はもう忘れているのかもしれませんが、実際に毎日仕事をしていたものであれば、体に染みついているはずです。
今は忘れているかもしれませんが、思い出すのにそれほど時間はかからないでしょう。
ざっくり言うと、パソコンは、その現場の書類の処理をするものです。
パソコンを使う上で、会社でどんな書類の処理が行われているか知っているのは、とても大きなポテンシャルになります。

Word、Excelとは

なぜ会社でWord、Excelを使うようになったのでしょう。
それは、作業を、早く、間違いなく、楽にするためです。
どんな風にすれば早く、正確に、楽にできるかだけ、考えて使えば、パソコンに振り回されることはありません。

Wordは文章を作成するものです。Excelは表を計算するものです。
送り状などは、Wordで作成します。
送り状は一回一回全部作るのではなく、ほとんど同じフォーマットであて先や内容を書き換えて使いますよね。
パソコンを活用しない場合は、あて先、日付、内容が空欄の送り状の用紙を大量に用意しておいて、そこに書き加えるという形をとっていました。
しかし、Wordを使えば、ひな形を作っておいて、画面上に入力していきます。書き間違ったときでも修正液で消す必要もなく、また、誤字脱字や文法間違いなども辞書を引かなくても教えてくれます。
Excelは表を使ったり計算をしたりするものです。
顧客名簿や予実管理表なんかはお手の物ですね。また、売上一覧から日付と取引先を指定してあっという間に請求書に記すデータを作ってくれます。
計算の法則は1回は指定するのですが、電卓で1行1行計算する必要もなく、指定した法則で一気に計算してくれます。
実はこれらのWord、Excelの使い方は機能の一部でしかありません。機能を使いきれば、ここに挙げた100倍は効率化することができます。

初めて操作するものを恐れない

どうしてもはじめてパソコンを使う時は怖いものです。
これだけは覚えておいてください。
電源の入れ方と切り方を間違えなければパソコンは壊れることはありません。まして、突然煙が出てきて爆発するなんてことはあり得ません。
だから怖がらずに使っていいのです。
こう思うと覚えるのに楽だと思うのですが、パソコンは、Wordは、Excelは、使いにくいように作られていません。誰もが使いやすいように作られているはずなのです。実際には感覚的に違うと思うことはいくつかありますが。
何かしようと思ったら、どこに何をするか考えて、どこにの部分にマウスを合わせて、右クリックして出てくるもののなかから何をするか選ぶ、これを知っておくだけでパソコンはかなり使えます。

まとめ

元事務の方が事務職に再就職する際のパソコンでのハードルは、そんなに高いものではなく、仕事でどんな書類があるのかわからない状態から勉強するよりも何倍も早く学習できます。
今は学習を進めながら、もっと急いでやらなければいけないのは、就職したいところに応募することです。1社だけじゃなくて複数の会社に同時に波状攻撃をしましょう。でも多すぎると管理できなくなるので最大3社くらいでしょうか。
ハローワークでもパソコンに対してこういう指導をされていると思いますが、もうちょっと泥臭く解説してみました。
もし、こんなことでお悩みの方、資格は取ったけどこのまま就職していいのかしらとか、そのような方の不安を解決するのは大好物ですので、Skypeなどでもお教えすることもできますので、よろしければ、ご連絡ください。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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