Accessをしっかり学んでわかった表の操作のこと

久々にAccessを学びなおししています。
これが結構面白いというか、今まで言語化できなかった「表」とは何で何をするものか、何ができて何をしてはいけないのかが明確になった部分があったので、Accessを通してですが、Excelやデータベース全般に関わるようなみなさんの参考になるのではないかなというお話をまとめて見ました。
正規化とかフィールドとかレコード以前のお話、パソコンで表を扱うことについてです。
プログラマの方には「配列」と言ってもいいかもしれません。
CSVファイルの操作とも言い換えることができるでしょう

表の操作

私たちがパソコンに表を入れて操作するのは、次のような操作をするからで、そのような操作ができるということです。

大きく分けると、読み取るのか、書き込むのかということです。

読み取る

表に書いてある内容を読み取ります。
フィルターをかけたり、並べ替えをしたり、ある項目のデータだけを見るということをします。
グループに分けて集計もします。
これらは元のデータを読み取る作業で、根本的には元のデータには何も影響させない操作です。だからはっきり言ってぜんぜん怖くない操作です。
個人情報とかセキュリティとかは別にして、パソコンに詳しくない人、自信のない人、業務を理解していない人がこの操作をしても、体制に全く影響しないです。
表の読み取りは、誰でも気軽に操作ができるし、誰にでも任せることができるのです。

書き込む

怖いのは元のデータを変えてしまう書き込む操作です。
表を書き換えてしまうので、何が怖いかというと誤操作やバグによって蓄積されてきたデータがなくなったり、意図しない値に変わってしまったりする動作なのです。
これを防ぐルール作りやプログラム作りが必要になります。
この懸念は読み込みの作業では発生しません。
書き込む操作は、追加、削除、変更の3つがあります。
SQLに詳しい方であれば、INSERT、DELETE、UPDATEといえばわかりやすいでしょうか。
追加は、新しい事柄が起きたら新たに登録することを言います。
一般的には、表の最終行にデータを足すということになるでしょう。
削除は、指定したデータを登録抹消することです。
指定した1行を表から削除する、手作業なら横線で打ち消すという作業になるのでしょう。
変更は、指定したデータのうち、指定した項目の値を入れ替えることで、Excelならそのセルに新しいデータを入れなおすことなのですが、手作業なら消しゴムで消して書き直すという2つの作業がいる作業なのです。

クエリとは

このような表の操作をクエリと呼びます。
Accessの世界では一覧表をテーブル、操作するものをクエリと呼んでいます。Accessのクエリは普通、読み込みのクエリを指します。対して、書き込みを行うアクションクエリというものも用意され、それぞれ、追加クエリ、削除クエリ、更新クエリがあります。Accessの操作、わかりにくいなという方は、ここ、意識するといいかもしれません。

まとめ

表の操作は大きく分けて2つ、読み込みと書き込み。
読み込みの操作はまあほとんど怖くない。
書き込みの操作は間違ったら最後、データがぐちゃぐちゃになるので慎重に。
表の操作のことはクエリと呼ぶ。

サトウヨシヒロ

Excelの魔法使い。テクニカルライターでパソコンインストラクター。
最近は羊が好きです。
Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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