これから就職する学生さんへのPowerPoint講座・1枚の情報量のコントロール

4月より就職される学生さんに、私の立場としてお伝えしたいことがあります。
パワポの使い方なんですね。
実社会で使われている発表と、学校でやってきた発表って、絶対的な違いがあるのです。
それをお伝えできればなぁと思って。
短い記事でサクっと書くので読んでいただけますと。

1枚に全部の情報を入れなければならないというスライド

まず、このスライドを見てみましょう。

どのようなプロセスで考えて、どんな結果になったか、すべての情報を盛り込んでいます。
さらに、「ただし」書きで、この情報は正しくなかった時の保険の言葉まで入っています。
安全といえば安全なのですが。
これって、結局何を訴えたいか、見る人が理解するにはすべて読まなければなりませんし、逆に読めばわかりますから、もう言葉で説明する必要がありません。
LTだとしたら、お客さんが読むだけで終わってしまうという何のためのライトニングトークかわかりません。
あと、上のグラフを見てわかる通りと書いてあるにしては、グラフを一目見てわからないくらいデータが入っています。
以上はお客さんにとっては、話す人を信用できるかどうかに関わってきます。
このように書く理由はいくつかあると思うのですが、このくらい情報を書いておけばスライドを読むだけでいいので進行が楽なんですよね。でもその分、お客様に負担をかける、ぶっちゃけ、逃げ腰のスライドといえます。

シンプルなスライド

今度はこっちです。

集計したExcelの大事な部分だけをコピーしています。
そして文字情報は3行だけ。
そしてデザインはPowerPointの新機能、デザインアイデアを利用し、ほとんど自分でレイアウトしていません。
どうですか、情報量少ないですか?
これ、実は私のいつものプレゼンスライドのスタイルなんです。
めちゃくちゃ情報量が少ないです。
一番大事な、予想金額を赤い大きな文字でガツンと書いています。
あと細かいんですけど、表内は千円単位なのですが、文章内は日本語でそのままわかるような言い回し、言い換えをしています。
私が言うセリフの要点は、予想金額、2018年の前年比を月ごとに求めてその係数を2018年の売り上げに乗算した、業績はいいので売り上げは伸びると予想できる、この3点だけです。
多分1分はかかりません。スライド内の情報不足分はしゃべって、聞いている人が要点をメモ取るようにしています。そうすれば聞き漏らしちゃいかんぞっていう心理も働くので集中してくれます。

まとめ

もし、シンプルなスライドに違和感があったり、就職した職場はやっぱり情報全部入った方がいいということがあったりすれば、それは強制しません。それぞれ企業でスタイルがあるでしょう
スライドを作る時間というのも慣れないとかなりかかりますよね。
それも含めてシンプルな方が私はお勧めです。
ビジネススタイルとしてどちらが一般的ですかと言われたら、正直半々です。でも、効率化、働き方改革的にもシンプルな方が正しいと私は強く主張します。
ちなみに全部の情報が入るのは、ペライチという手法で、プレゼンというよりも紙の資料でよくありますね。それもシンプルな情報の方がいいのですが。

サトウヨシヒロ

Excelを中心としたMicrosoft Officeの魔法使い。
仙台市在住のフリーランスのパソコンインストラクターです。
1969年1月生まれ。
Excelを黎明期から30年近く使っています。Wordも使えます。
出版社様と一緒にExcelの情報発信もしています。
最近は羊に夢中です。
2019年はRPAと業務効率化を勉強しています。

Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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