仕事の指示をする、仕事の指示をされる

今日の記事のテーマは、仕事のシカタ、そのものに関わることです。
ゆくゆくは仕事の効率化に関わることなので書いてみようと思います。
ちょっと前にこんなことがありました。

作業を丁寧に解説しすぎちゃう依頼者

とても簡単な作業の内容でした。
その仕事の内容を、依頼者が作業者に説明する説明会がありました。
説明する時に、作業の内容を説明しながら、「効率の良いやり方をするには、この手順で進めること」という指示がありました。
まじめな作業者は、その通りに作業しました。
しかし、その作業者はその方法では、作業がやりにくかったのです。
これは私が後から思ったのですが、その作業者は、経験が少なく、仕事に対する能力はあるものの、効率の良いやり方に合わなかったのです。
ならば、この作業者はどうすればよかったのでしょうか。
まじめな作業者は、仕事も遅れ、間違いも多くなりました。悩んだ挙句、依頼者に相談すると、「そんなことを言ってくるのはあなただけだ。みんなこの手順でうまくやっている。もしうまくできないのならば損害賠償を請求すると」
ここで作業者から私に相談があったのです。どう仕事を進めたらいいのだろうかと。
仕事の経験の豊富なみなさんならどうアドバイスしますか?
私は、「マニュアルを見ないこと」と言いました。
その人にとっては、マニュアルは作業の邪魔でしかありませんでした。というのも、本当に単純な作業だったにも関わらず、マニュアルが事細かく書きすぎて、1行で済む説明が1ページにわたって書いてあったのです。
「ホチキスで止めること」
これが、
「左手で必要な紙があるかめくり、目で確認したら、一旦紙を机の上に置き、右手に持ち替え、左手でホチキスをもって、用紙の左手側の左上をホチキスで閉じる。ただし、右手、左手は逆でもよい。注意:ホチキスは上から止めること。注意2:用紙の上下を間違えないこと。」
のように、難解で長い文書に図解付きでカラー印刷で書いていました。
受動体と、能動体の文書もぐちゃぐちゃで、私が読んでも斜めにしか読めないものでした。
でもそういうマニュアルって仕事に慣れていれば、あえて斜め読みして常識の範囲でやれるし、そんなにこの文書がストレスになることはありません。
しかし、初心者は、特に真面目に仕事しなければならないと思いすぎてしまっている場合、全部がちゃんと実行しなければならない指示になってしまいます。
私は、問題の根本は、依頼者の経験不足か慢心だと思います。
いつもはこのマニュアルでできているから、これでできるのは当たり前だから、これでできない人はいないはずだから。
もし、できなければその仕事を依頼してはいけない責任もあるし、一旦依頼したらできるようにする責任もあります。それでもできない時には依頼を断る勇気も必要です。その責任も果たさずに損害賠償と言ってきたわけです。仕事の経験値がないうちは、損害賠償はとても恐怖だったと思います。
とはいうものの、仕事を請けた責任もあるので、一概には言えませんが、問題が発生したら依頼者や上司に相談するのはとても必要なことで、そこまでが作業者の責任かなと思います。
なぜこんなお話をしているかというと、パソコンや技術の世界って、結構初心者って多いのです。

作業者はこう考える

初心者、新卒によくあるのは、「まじめに仕事しよう」。これ自体はとてもいいことなのですが、依頼された作業の本質を見極めて自分なりに簡単な方法をちょっと考えたらこういう方法あるな、アウトプットは全く変わらないものができるなって確信したらその方法でいいと思うんです。
そのためには、はじめの数回は同じものがより効率よくできるか実験する時間に使ってもいいでしょうし。
それは決められた納期の中でやればいいと思うのですね。
やり方なんて一人ひとり得意なものが違うのだから、面倒なマニュアルは本質だけ読み取ればそれでいいんじゃないかって思います。

依頼者はこう考える

依頼者は、こうやると効率いいよハックは、人によってできる場合とできない場合があるから表現は注意しないとねと思います。
だからと言って複数のやり方を提示したら、慣れてない人はどれでやればいいかわからなうなるだろうし。
なので、最終的なアウトプットはこれが欲しいと明確に言って、あとは細かな進捗管理、進捗報告をさせることが重要なのかなと思います。
あと初心者は、こんな方法はどうかとよく聞いてきますが。自信がないんでしょうね。その時は私はよほどじゃない限りいいとも悪いとも言いません。まずやってみたら?と。作業者自身の責任でやってみてもらうこと、残酷のようですが、そのように考えます。
あと、この方法がうまくいくからみんなにこうやらせてと提案してくる作業者は、すみませんが、無視します。一人のやり方がすべての作業者に向いているとは思えないし、正直、その場をコントロールしているのは依頼者だというパワーバランスが崩れたら仕事にならないからです。

サトウヨシヒロ

Excelの魔法使い。テクニカルライターでパソコンインストラクター。
最近は羊が好きです。
Twitterでも業務で使える便利なOffice技をめっちゃつぶやくツイッタラーです。@yosatonet

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