フォルダを使い分けてファイルを整理する

パソコンには初めからいろいろな目的で使うフォルダが作られています。

ファイルを整理するものがフォルダです。その中でも私たちが作成したり、ネットからダウンロードしたりしたものというのは、パソコンを使っていって増えていくものです。

そのようなものを保存する専用のフォルダも、はじめからあらかじめ作成されています。

それ以外のフォルダに保存したり、ファイルを削除したりするとパソコンが動作しなくなることになりかねません。

そこで、あらかじめ用意されているファイルを整理するフォルダについて紹介していきます。

フォルダの種類

WindowsにしてもMacにしても、あらかじめ整理するためのフォルダが用意されています。Windowsでの名称で紹介します。

ドキュメントフォルダ

パソコンで作成したものは基本的にここに入ります。一番の作業スペースだといえます。ここには雑然とファイルを入れてもいいのですが、ドキュメントのフォルダの中に請求書フォルダや連絡先フォルダを作成してその中にファイル分けしていくと整理されていきます。最も使うフォルダなので整然としておきたいところです。

デスクトップ

実はデスクトップにあるファイルやフォルダは、このデスクトップフォルダに入っています。つまり、デスクトップフォルダにファイルを入れれば、デスクトップにそのファイルアイコンが表示されます。削除でも同じことが起きます。

もちろんデスクトップにそのまま表示されますので、基本的にこのフォルダは操作しないで、デスクトップを直接操作することが多いと思います。

デスクトップに表示されなくなったファイルがあった場合は、ここを確認するといった使い方をします。

ダウンロードフォルダ

ネットからダウンロードしたファイルはここに保存します。ここは、ダウンロードしたものを一回保存し、使用するフォルダに移動して使いますので、理想では、使い終わったり整理して移動したりしたら、すぐに削除しておき、できるだけ常に空にしておくのがよいでしょう。

ピクチャ・ミュージック・ビデオ

入手した写真、音楽ファイル、動画ファイルはここに保管しておきます。入手したものだけではなく、これらのファイルを自分で作成したら保管しておくのもここです。

保管庫なので整理できるように目的や内容を名称にしたフォルダに分けて保管します。

ピクチャには、写真だけではなくイラスト、漫画といったものを保管します。

また、WordやPowerPointで写真を選択する場合は、はじめにピクチャフォルダが指定されるようになっています。

写真は絶対ピクチャに保管しなければならないのか

写真は必ずピクチャフォルダ、書類はドキュメントフォルダに入れなければならないルールはありません。例えば企画を説明するPowerPointのスライドに使う写真はドキュメントフォルダにPowerPointのファイルと一緒に保管してもいいです。

動画ファイルは大きくなってしまうので専用のハードディスクに保管するという使い方もするでしょう。その場合は、ビデオフォルダは、編集作業する時に一時的に編集する素材のファイルを入れておき、作業が終わったら素材をビデオフォルダから削除するといった使い方をすればいいと思います。

WindowsとMacのフォルダの違い

Windows 11のユーザーフォルダは次のようになっています。

Macのユーザーフォルダは次のようになっています。

それぞれのフォルダの名称の違いと役割は次のとおりです。

まとめ

なんでもかんでも一目で見てわかるからデスクトップに保存するということをしていると、デスクトップが汚くなります。そのような使い方はやめましょう。

あらかじめ用意されているそれぞれのフォルダは保管庫としてきちんと使うために用意されているところです。そのようにパソコンは使っていって欲しいと作られているものなので、そのルールに全員が乗れば、統一した使い方で誰もが扱えるようなパソコンの使い方になります。仕事を普段していても、いつ突然なにかがあって引き継ぎすることもできず仕事を離れるということがあるかもしれません。そのような時に引き継いだ人がファイルを探してもどこにもなくて、見てみたら一時保存の場所に使うべきダウンロードフォルダにあった、ということがないようにしたいです。すべてのパソコンを使う人の常識として、このようなフォルダの使い方をする、というのはパソコンの常識として、パソコンを使う人は全員知っておくべきことなのです。